En GesArDoc implantamos el Sistema de Gestión Documental que más se adapte a las necesidades de su organización con el objetivo de permitir que la información contenida en sus documentos sea accesible de una forma eficiente, de que permanezca almacenada de forma segura y de que sea conservada de manera intacta por el período de tiempo que sea necesario. Además nos ajustaremos a las diferentes normativas, directrices y estándares que apoyan un proyecto de este tipo (Normas ISO, MoReq,…)
Las principales ventajas que aporta la implementación de un SGD son las siguientes:
Reduce la presencia de la documentación en papel y los costes asociados al almacenamiento y conservación de la misma.
Asegura la recuperación y el acceso a los documentos y a la información de una forma eficiente, de tal forma que se permite la reutilización de la misma.
Agiliza los procesos de trabajo y acelera los flujos de información.
Las fases de la metodología propuesta por GesArDoc para la implementación de su SGD, son las siguientes:
Realización de la Consultoría documental.
Creación de las herramientas necesarias (Mapa Documental, Cuadro de Clasificación, Calendarios de Conservación y Acceso) y de los metadatos más idóneos para la gestión de sus documentos.
Elección del software de gestión documental más acorde con las necesidades de su organización.
Implementación del software.
Formación a usuarios.
Control y seguimiento del proyecto.