Archivos desde cero

El gran reto de convertir Almacenes en auténticos Archivos

Somos expertos en organizar archivos desde cero.

No importan las condiciones de desorganización en las que se encuentre su archivo, el estado de conservación, o el lugar donde se ubiquen. GesArDoc  disfruta del reto de su puesta en valor y de volver a hacer útil el archivo.

La experiencia nos ha demostrado que un archivo desorganizado significa una pérdida de recursos necesarios para cualquier tipo de organización. El tradicional “no consta” o “no se encuentra” hace ineludible una gestión eficiente de la información.

El aumento de la masa documental, los cambios de ubicación de los documentos, las mudanzas incontroladas, la falta de atención a las labores propias del archivo o la delegación en personal no cualificado, son los factores que conducen a, en muchos casos, contar en vez de con un archivo, con un simple almacén.

Para preservar los derechos y facilitar los deberes de una organización es necesaria la correcta gestión de sus documentos y asumir el gran reto de convertir Almacenes en auténticos Archivos.

La experiencia de GesArDoc hace posible este cambio. Partiendo de una metodología propia consigue en un plazo mínimo poner a disposición del cliente un archivo merecedor de tal nombre. A través de una planificación inicial cuidadosa centrada en propia identidad de la organización y en las verdaderas necesidades del cliente, una serie de procesos van configurando y retomando la importancia y utilidad del archivo.

El proceso va acompañado de material gráfico e informativo que ilustra la evolución hasta la consecución del objetivo final (organización, valoración, selección, destrucción, descripción, difusión, transferencia, investigación, etc.)

La correcta organización de un archivo significa:

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Ahorro

Ahorro de tiempo de búsqueda, con la consiguiente optimización de recursos tanto humanos como materiales

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Mejora de espacios

Mejora y racionalización de los espacios, físicos o virtuales, dedicados a archivo

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Selección y limpieza

Selección de la documentación con el propósito de que sólo lo necesario permanezca

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Eliminación de documentación innecesaria

Destrucción de ficheros y documentos de forma rigurosamente controlada y no indiscriminada

R

Optimización del tiempo

Puesta a disposición inmediata de la información demandada

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